13. April 2018 Acterys

5 Tipps für eine bessere Finanzberichterstattung in Excel

Excel ist wahrscheinlich die umfassendste und am weitesten verbreitete Anwendungssoftware. In mehr als 20 Jahren in der BI-Industrie, habe ich noch keine vielseitigere Lösung sehen. Wir alle verwenden wahrscheinlich immer noch nur einen Bruchteil dessen, was dieses Werkzeug kann und oft - insbesondere mit all den sich verändernden Funktionen, die in den letzten paar Jahren hinzugekommen sind. Hier sind meine 5-Lieblingstipps, die vielen unserer Kunden helfen, Excel für die Finanzberichterstattung effektiver zu nutzen:

Getrennte Daten und Präsentation

Dies ist das Wesentliche, worüber ich auch einen eigenen Blog geschrieben habe: Excel Ein BI-Spielzeug?. Wenn Sie größere Datenmengen aus anderen Quellen in einem strukturierten Format verwenden, vermeiden Sie unbedingt das Kopieren und Einfügen direkt in Excel. Excel sollte nie eine Datenbank sein. Sie werden nur eine Menge Wartungs- und Leistungsprobleme verursachen. Wir schreiben 2018 es gibt es fantastische Möglichkeiten, um eine Live-Verbindung zu Ihren Daten in Excel insbesondere unterstützt durch Power Query Damit können Sie nahezu jede Quelle unter der Sonne super einfach integrieren und an Ihre Anforderungen anpassen. Im Gegensatz zu Kopieren und Einfügen erhalten Sie mit diesem Ansatz eine dynamische Verknüpfung zu Ihren jeweiligen Datenquellen, und das Arbeitsblatt wird automatisch aktualisiert und spiegelt den aktuellen Status der Daten wider. Bei der Verwendung eines Flatfile-Imports wird entweder die neueste Version der Datei aktualisiert oder mit mehreren Flatfiles können Sie Power Query so konfigurieren, dass alle Dateien in einem Uploadordner verknüpft werden, in dem die Daten jeder neuen Datei automatisch zu Ihren Daten hinzugefügt werden.

Formelansichten

Dies steht in Zusammenhang mit dem vorhergehenden Tipp: Formelberichte erfordern eine "OLAP" Datenquelle zum Beispiel Power Pivot (die zu fast jeder Quelle verlinkt werden kann, zB relationale Tabellen usw.), wenn Sie Daten lokal in der Tabelle speichern möchten oder Lösungen wie SQL Server Analysis Services (tabellarisch oder multidimensional) sowie a Vielzahl von Drittanbieter-Optionen in einer Client-Server-Konfiguration.

Formelansichten können von Grund auf neu gestartet werden oder indem Sie eine Pivot-Tabelle konvertieren (denken Sie daran, die Pivot-Tabelle am besten vorher zu duplizieren, da sie andernfalls verloren geht). Der Vorteil hierbei ist, dass Sie einen Bericht dynamisch mit Ihren Quelldaten verknüpft haben, mit vollständiger Flexibilität in Bezug auf das Layout (asymmetrische Berichte, z. B. aktuelles Jahr / Budget aktuelles Jahr) sowie großartige Optionen zum Aktualisieren von Berichtsstrukturen anhand von Formeln:

Pivot-Tabellen

Ich bin immer noch erstaunt, wie viele Finanzprofis nicht die unvergleichliche Power der Pivot Table nutzen, die enorme Flexibilität für das Reporting bietet (und mit Acterys gleichermaßen für die Planung verwendet werden kann!). Meine nicht so bekannten Tipps hier: Verwenden Sie Drill-Through (Doppelklick auf eine Zelle), um zu den zugrunde liegenden Datensätzen einer Zelle (leider nicht unterstützt mit Direct Query Quellen), verwenden Sie "Quick Explore", um Details eines anderen Dimensionsattribut zu sehen und kombinieren Sie Pivot-Tabellen mit Pivot-Diagrammen. Hier sind ein paar Beispiele:

Geteilter Bildschirm, um mit zwei Pivot-Tabellen zu arbeiten

Schnellsuche in Pivot-Tabelle

Bedingte Formatierung

Ein großer Helfer, insbesondere in Verbindung mit der Pivot-Tabelle, ist die bedingte Formatierung (die sogar so konfiguriert werden kann, dass sie nur für bestimmte Kennzahlen gilt, wenn Sie eine OLAP-Quelle wie Acterys verwenden). Um Ihren Anwendern das Verständnis der Daten zu erleichtern, wird der Benutzer auf einen Blick die Bedeutung einer Zelle sofort erkennen, wenn Sie diese zum Beispiel mit einem Balken Format in die richtige Perspektive bringen, bevor Sie die Zahl bewusst betrachten und Ausreißer aufzeigen müssen. Meine Empfehlung hier: Seien Sie subtil, verwenden Sie Farben, die nicht zu hart für das Auge sind, und erwägen Sie die Verwendung des bedingten Formats, um auf den Zelltyp hinzuweisen, z. B. nach Datenszenario: Verwenden Sie eine weiße Hintergrundfarbe für normale Zellen und eine Schattierung für ein anderes Szenario wie „Budget“ ”(Besonders wichtig, wenn Sie Acterys verwenden, bei denen die Benutzer Daten in die Pivot-Tabelle eingeben können. Dadurch wird ihnen sofort angezeigt, wo sie eingeben sollen.)

Allgemeine Layout Tipps

Die Tausenden von Client-Tabellen, die ich gesehen habe, enthalten oft absolut entscheidende Einsichten, werden aber meistens so präsentiert, dass jemand nicht unbedingt mehr Zeit damit verbringen möchte als absolut notwendig, weil sie so furchtbar hässlich sind. Zu oft sehe ich dreist grelle Albträume. Hier sind ein paar Tipps:

Mit der Überschrift mein Tipp: benutze ein Klartextfeld klicke darauf und füge einen dynamischen Link in die Formelleiste ein zB = "Finanzielle Ergebnisse" & $ C $ 6 um den Titel unabhängig von allen Änderungen auf dem Blatt zu machen und entsprechend dynamisch zu aktualisieren B. in diesem Fall durch Zeigen auf die Zelle, die die Uhrzeit und den Firmennamen enthält.

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