21, Januar 2018 Acterys

Effektive Team Collaboration: Der Schlüssel für den Planungserfolg

Planung in größeren Organisationen ist fast immer eine Teamleistung. In diesem Blog beschreibe ich, wie neue Microsoft Office-Standardtechnologien von Teams verwendet werden können, um effektiver zusammenzuarbeiten und signifikante Prozessverbesserungen zu erzielen.

Planungsprozesse werden in der Regel als Feedback-Schleifen ausgeführt, die während der anfänglichen Planungsphase Folgendes umfassen:

Planungsphase

Anschließend in der Überwachungsphase wird der Prozess in ähnlicher Weise fortgesetzt und umfasst:

Überwachungsphase des Planungsprozesses

In jedem Schritt dieser Prozesse ist eine umfassende Zusammenarbeit im Team erforderlich und umfasst in der Regel Folgendes:

  • Online-Kommunikation und Konferenzen
  • Verwaltung von Dokumenten
  • Aufgabenverwaltung und
  • Wissensmanagement.

Die Unzulänglichkeiten von Legacy Planning Systems

Legacy-Planungssysteme decken in der Regel einige der Hauptplanungsfunktionen ab, um Informationen zu aggregieren, bieten jedoch häufig nicht viel in Bezug auf die Zusammenarbeit. Einige Lösungen bieten eine rudimentäre Zusammenarbeit mit ihrem eigenen Ansatz zum Kommentieren und Hochladen von Dateien, um nur einige zu nennen. Dies ist jedoch normalerweise nicht so produktiv wie es sein könnte, da sie nicht in die allgemeinen Kollaborationsstandards von Messaging- und Dateiverwaltungssystemen integriert sind, die in der Organisation verwendet werden.

In der Analysephase wird es schlimmer. Hier beginnt das Problem mit der Herausforderung, dass Legacy-Planungssysteme nicht über moderne Datenerkennungsfunktionen verfügen, um die Ursache von Problemen zu analysieren. Im besten Fall muss eine separate Datenermittlungslösung implementiert werden, die Planungs- und Istdaten miteinander verknüpft. Im schlimmsten Fall müssen Planungsdaten auf eine andere Plattform verschoben werden, um sie in der Datenermittlungslösung verfügbar zu machen.

Ebenso problematisch sind fehlende Aufgaben. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um "Probleme zu beheben", die in der Überwachungsphase aufgedeckt wurden. Dazu müssen Aufgaben der richtigen Person zugewiesen und der Fortschritt effizient verfolgt werden. Auch dies gehört zu einem organisatorischen Standard besser als eine Insellösung im Planungssystem (wenn sie überhaupt existiert ...).

Integrieren mit dem Standard

Bei Acterys liegt der Fokus auf dem Angebot von erstklassigen Funktionen zur Unterstützung der FP & A / Performance Management-Prozesse der Organisation und der nahtlosen Integration mit den bestehenden Organisationsstandards für alle genannten Aspekte. Wir wissen dies nicht nur aus unserer Erfahrung mit der Implementierung von Kundenprojekten, sondern auch aus unserer Erfahrung als global agierender, wissensbasierter Dienstleister. Nachdem wir eine Vielzahl von Tools ausprobiert hatten, beschlossen wir, Microsoft Teams zu implementieren, da wir herausfanden, dass dies die beste Lösung ist, die alle unsere Anforderungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Wissensmanagement abdeckt und gleichzeitig ohne weitere Anstrengungen in unsere Authentifizierung integriert ist (Azure Active Directory) System .

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein integraler Bestandteil von Office365 und bietet integrierte Funktionen für die Teamzusammenarbeit, darunter: Chat, Video, Online-Meetings, Dateifreigabe, professionelle Aufgabenverwaltung sowie die Möglichkeit, zusätzliche Microsoft- und andere Anwendungen von Drittanbietern in die Teamumgebung hinzuzufügen. Einer von ihnen ist Power BI. Dies bedeutet, dass die Teilnehmer in einer Umgebung arbeiten, in der alle Kernprozessanforderungen für die Planung und den laufenden Überwachungsprozess zusammenkommen. Mit Acterys können Sie:

1. Chat, Sprach- und Videokonferenz auf Knopfdruck in jeder Phase des Planungsprozesses
2. Erstellen Sie Planungs- und Datenerfassungsformulare direkt aus der Teamumgebung
3. Erstellen und ordnen Sie Aufgaben zu, um auf Erkenntnisse in der Überwachungsphase zu reagieren
4. Ermöglichen Sie effektive Dateifreigabe und Wissensmanagement

Um zu sehen, wie dies in einer realen Situation funktioniert, schauen Sie sich dieses Video an:

Wenn Sie mehr über Team Collaboration & Planning-Lösungen in Ihrer Organisation erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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